為什麼是「文件工程」
推動「文件工程」這個概念的主要用意，是要解決當我們面對龐大複雜且變動頻繁又多元的文件時，如何用更好、更有效率的方式來處理。由於這類型的文件，大部分具備了與數據結合、條件式內容、按需輸出等特性，絕非一般的文書處理編輯工具可以妥善解決的。
舉例來說：一個汽車廠，生產十款不同的汽車。它可以開辟十條生產線，各自獨立生產這十款車；也可以想辦法將這十款車放到同一個生產線，來統一生產。可以十款車的零件都不共用；也可以將零件仔細分類，想辦法讓十款車的零件盡量共用。 哪一個模式才是最經濟、最有效，一般人也很容易分辨出來。這在生產製造上，是很淺顯易懂的概念。
但是，將類似場景切換到企業的文件管理問題時，我們看到各部門使用的文件編排工具不盡相同；各部門製作的文件中，頻繁出現類似的組建，譬如：logo、header、footer、圖片⋯⋯等。但因為缺乏統一管理，展現出來的卻是參差不齊的效果。這就如上述汽車廠的例子，通常我們都習慣用數種不同的工具來製作文件、習於各做各的組建，因此造成文件的展現風格不統一，人力的浪費極其龐大。
另一個挑戰是－協同作業的模式。當多人同時參與一份文件的編輯時，我們都很清楚採用輪流方式：一個做完，再傳遞給下一位的作業模式。絕對遠遠不及同時編輯來的快。如何克服這樣的協作模式，也是文件工程中很重要的的一環。雲端協作，是解決此問題的最佳答案。雲端協作，可以讓編輯工具統一、零件共用，並且控管權限及版本。
因此， 當文件規劃與管理問題升級到企業的戰略層面時，就會面臨以下諸多挑戰：
如何將文件拆解成零件，並且可以共用？
如何解決多人同時協作編輯？
如何解決權限問題？
如何管理數據？
如何管理數位資產？
如何滿足多元的輸出需求？
如何作版本的管控？
如何作部署管理？
文件工程的核心理念
標準 (Standard) 與開放 (Openness)
文件既然是流通的，就需要採用標準的格式，適於各種條件的展現及輸出；文件既然是要協作的，就需要採用開放的工具來編輯；文件既然是要保留長久的，就需要適應各種技術及格式的更替的。
基於此，採用開放開源的模版開發工具是最基本的；在網際網路的領域中，對文件的定義與標準已經相當完整。譬如： HTML、CSS、javascript。盡量采取基於此而設計的開發工具或管理平台，更能事半功倍。而且，不用擔心技術的更迭。
樣式歸樣式，內容歸內容 —— 樣式管理
這是文件工程中，很基本的理念。多年來，我們已經習於所見即所得 (WYSIWYG) 的編輯模式。將內容與樣式綁定這麽緊密，有幾個問題：
一般在創作文件時，有至少三分之一的時間，是在作編排的動作。通常內容創作者並非美術編排專業，這意味創作者花了三分之一時間所做的編排，到發布前，很可能會被專業的美術編輯全盤推翻掉。
同樣的內容，這個市場的閱讀習慣是由左至右，由上到下；而在另一個市場，卻是由上到下，由右至左。若以所見即所得的編輯方式，就會面臨重新編排的困擾，耗時耗人力。
因此，如能將內容與樣式設定分離。只要修改樣式中的設定，即能瞬間改變文件的展現。這樣可以讓內容創作者更專心地投入創作。
文件零件化 (Componentization)
這是一個很容易理解，但不易實現的概念。上述汽車廠的例子，已經說明得很清楚，唯有想辦法將文件零件化，讓零件充分共用，才能夠大量節省人力重複付出的問題，也才能維持企業文件風格的一致性。
文件零件化的概念，像化學組成一樣，原子 (Atomics) 結合成分子 (Molecules)，分子結合成有機體 (Organisms)，有機體再組合成模版 (Template)。
文件零件化，是一個方法論。至於在實現面，就需要一個管理機制，將這些零件管理起來。零件有版本的差異，零件有使用者。當零件更替時，要確保對每一個使用者不造成困擾。
同源多元輸出 (Single source/Multi-channel Outputs)
文件輸出方式，不外乎實體輸出 (Paper Printout) 及 電子展現 (Electronic Presentation)。目前，電子展現與實體輸出的設計與管理，多為兩個平行線。亦即各用各的工具，各有各的管理機制。若遇到內容更新頻繁的文件，如：保險條款，要維持內容一致，就需要兩套系統維持同步，這相對增加許多風險及成本。即使哪天 99% 都電子化了，剩下 1% 還堅持需要實體輸出，這兩套系統仍得維持運轉。
所以，我們認為現行的實體輸出與電子展現的解決模式，並不是一個好的模式。應該想辦法讓源頭一致，依據不同的需求，提供不同的輸出格式，這樣才能徹底解決問題。
動態 (Dynamic) 與互動 (Interactive)
一般最常見的電子展現多為 PDF 格式。這時我們要問，10年後，PDF 還是電子文件的存儲標準嗎？技術的迭代越來越快，既然是在電子媒體呈現，就應該充分利用電子媒體的靈活優勢 — 動態 (Dynamic) 及 互動 (Interactive)。我們確信很快的將來，PDF 的靜態展現，將難以滿足市場的期待；生動活潑的動態展現及互動機制，將讓文件，不僅是文件。
電子展現 (Electronic Presentation)，衍生電子服務 (Electronic Services)
從實體輸出，切換到電子展現；電子展現又融入動態元素及互動機制。有了互動機制，文件就可以實現流程機制，衍生跨領域的電子服務。
目前，電子服務多採用 IT 的技術來實現，成本極高。若以文件工程的角度出發，不僅可以解決文件管理問題，同時，也可以以較低的成本及更高效率的方式，解決複雜的電子服務。
文件工程的範疇
樣式管理 (Style Managment)
數位資產管理 (Asset Managment)
雲端協作 (Cloud Collaboration)
需求管理 (Requirement Management)
版本管理 (Versioning)
認證 (Authentication) 與授權 (Authorization) 管理
數據結合 (Data Query Managment)
服務管理（Service Managment）
分析 (Analytic)
哪些行業需要考慮導入文件工程
需要處理數據導向文件 (Data-driven Document) 的行業，如保險公司、銀行、證券、通訊服務、健康醫療、物流、電子商務、政府⋯⋯等。
需要處理條件式內容 (Conditional Content) 的行業，如保險條款、產品說明書、軟體操作手冊、航空維修手冊⋯⋯等。
保險
對保險公司來說，需要考慮採用文件工程的模式，解決複雜的保單客製化問題及輸出多元化問題。
出版
對文章作者來說，用不到文件工程；但是，對出版社來說，採用文件工程的模式，可以大幅提升出版效率及簡化排版編輯人力。
採用 「樣式歸樣式，內容歸內容」的觀念，可以讓作者專注於創作，忽略版面的編排。有效的樣式管理，可以讓出版業大幅提高編排效率。
電信
電信公司，需要考慮採用文件工程模式，解決複雜的帳單問題。
作業規範，複雜且異動頻繁。透過文件工程的作法可以解決知識庫管理的問題。
半導體
半導體公司，採用文件工程模式，解決產品規格書及複雜的製程文檔管理。將產品數據化，將製程步驟零件化，充分重複使用，大幅減少管理成本。
金融
對財務管理公司來說，需要考慮採用文件工程模式，來解決客製化財務報告的撰寫問題。
電商
對大量商品銷售公司來說，可以採用文件工程的方法來解決產品資訊管理 (PIM, Product Information Management) 問題。讓產品資料數據化，讓資訊單一源頭。不論是產品型錄的製作輸出，或與電商平台的資訊同步，甚或製作客製化產品型錄，都可以快速實現。