企業中幾個常見情境
日常生活中，我們面對各式各樣的文件，如：購屋合約、保險合約、電信帳單、銀行對帳單、勞動合約、戶口文件、汽車險保單及醫療診斷⋯⋯等，不一而足。這類文件都有個特性，夾雜了個人資訊或消費資料，不是通用型文件。
企業也需要面對各式文件。除了上述為特定客戶製作的客製化文件外，企業規範、員工勞動合約、工作手冊、ISO 文件、軟體操作手冊、飛機維修手冊、半導體製程規範⋯⋯等。 企業內部無處不是文件，各個部門或單位，都在努力地製作代表其部門產出的文件。重視文件管理的企業，會投入龐大的資源來管理各單位的文件產出，以求工作品質的穩定性及企業形象的一致性。但是，絕大多數的企業，寧可投入龐大的軟體資源，卻不願正視文件缺乏管理所帶來的資源浪費。
在企業中最常見的是，開發單位、生產單位、行銷單位，各寫各的產品開發計劃，各寫各的製程規範，各寫各的產品說明。有人用 Word，有人用 Markdown ，也有 XML 或 HTML。這中間是否採用共用組建？是否應該有共同規範來制約？重複的工作，在各部門一再重現；規範的樣式，經由二手傳遞，變形了。最常見的是企業的 Logo，經過幾手的傳遞，顏色、樣式都變調了。
軟體解決複雜的流程與工作，減少人力成本，減少人為的出錯，加速產出；同樣的，既然到處都有文件的影子，若能有效管理文件，讓製作文件的人，可以協同製作，讓一份文件不僅可以滿足輸出列印，也可以滿足電子展現；甚至進一步，與其他領域的資訊合併，形成一連串的電子服務。這就是我們揭櫫「文件工程 (Document Engineering)」的初心。
文件的展現形式
文件的展現形式，有紙面上的展現及螢幕上的展現。我們姑且稱紙面展現的為「實體輸出」，螢幕上的展現稱為「電子展現 (Electronic Presentation)」。
雖說，在數位化浪潮強襲的形勢下，實體輸出逐漸退場。但是，在電子展現完全取代實體輸出前，會有一段漫長的「少紙」過程。絕大多數的企業，在面對同一份文件需要實體輸出，又需要電子展現時，實體輸出會採用專用的文件模版開發工具，而電子展現全然依賴 IT 的技術開發來實現。若文件的內容更新頻繁或較複雜時，兩套系統要維持同步是困難重重的，維護的成本也高。縱使哪天數位化程度很高，只要還有1%的人堅持收到實體文件，實體輸出的系統就必須維持運行。
隨著科技的發展，可以肯定的是未來文件的展現，會越來越多元。目前絕大多數的人認為 PDF 的格式就是電子展現的唯一方式；但是，技術的發展日新月異，客戶體驗 (User Experience) 的價值越來越重要。既然採用電子展現，就應該充分利用電子展現的靈活性及互動性。未來的電子展現，應該是動態的 (Dynamic)、互動的 (Interactive)、多元的 (Multi-outputs)，而且是跨域的 (Cross-domain)。基於此，我們可以堅信僅能呈現靜態文件的 PDF 格式，作為現行電子文件存儲及展現的標準，將難以滿足市場的需求，勢必很快地被打破。
數據驅動文件
什麽是數據驅動型態 (Data-driven) 文件？如：信用卡帳單、催繳單、保單、報表⋯⋯等，以特定對象為主的文件，都很明顯是數據驅動型文件。這類型的文件不可能採用傳統文書編輯工具一份一份進行編排，因為其數量龐大、變化多，且對內容的準確性要求非常高。通常會採用特定的文件模版開發工具設計模版，再讓模版與數據結合，形成一份份客製化文件。
我們堅信未來文件客製化的需求將會越來越多，不僅止於上述的專業領域。我們周遭尚有許多應用可以採用數據驅動型文件的觀念來實現，以提高效率及彈性。譬如：一份產品型錄的製作。產品類型不多時，讓美編人員採用傳統編輯工具來編排是最直接的做法；但碰到數量龐大、種類繁多的產品時，上述採用傳統編輯工具的作法就明顯不適用。然而，一般人碰到這樣的處境時，往往不願跳出來思考，看看有沒有不一樣的做法，讓它更有效率。
將上述場景切換到數據驅動（Data-driven）的概念，我們可以將產品照片、產品名稱、產品規格、細部說明、選項，且包含配件、價格、標簽⋯⋯等，規劃成數據；再分開設計要展現的樣式模版。模版可以設計春夏秋冬，或戶外、球類、田徑各式風格；產品數據也可以貼上各種類型標簽。這樣我們就可以根據需求，輸出春季產品、夏季產品、戶外活動產品、球類產品的型錄。可以列印出來，也可以電子輸出展現。第一次功夫，看似費力；但是，一旦建好，日後就非常彈性與方便。
企業的財務報告也是一個很典型的例子。一般財務報告的內容，依據對象不同，有粗有細。一般由財務人員採用傳統的文書編輯工具來製作，依對象不同，需要製作各種版本。數據一異動，各個版本就需逐一調整。極其費工費時，且容易出錯。若以數據驅動的概念來實現，數據源頭是一致的，報告模版也是共用的，只是模版中植入了條件式的選擇，讓特定的對象，看到特定的內容。這樣的做法，讓財務報告的揭露更及時，更自動化。
文件處理上面臨的問題
協作問題
版本管控問題
觸犯知識產權問題
效率問題
樣式管理問題
多元展現問題
自造字管理問題
權限問題
